Проведение совещаний

Одним из несменных поглотителей времени многие специалисты в области тайм-менеджмента называют проведение совещаний. Почему так происходит? Дело в том, что многие руководители не владеют должным образом искусством проведения совещаний, превращая из конструктивного обмена мнениями и реального решения вопросов в обычный балаган, из которого каждый участник совещания выходит обиженным и недовольным. Что же можно сделать для того, чтобы проведение совещаний стало действительной важным моментом в жизни компании и не вызывало ненужных негативных эмоций не у сотрудников, не у руководителя?

Любое проведение совещаний должно быть тщательно продумано руководителем. Не нужно жалеть времени на то, чтобы спланировать совещание, четко составить повестку дня, определиться, кому из присутствующих и в каком порядке дать слово. Кроме того, нужно четко себе представлять цель совещания и желаемые результаты. Ведь очень часто совещание проводится исключительно ради совещания, не имея никакой практической ценности. Умный же и дальновидный руководитель должен понимать, что проведение совещаний требует как его времени, так и времени его сотрудников, поэтому это рабочее время должно быть использовано максимально продуктивно.

В начале совещания нелишним будет взять вступительное слово и рассказать присутствующим о том, для чего, собственно, все здесь сегодня собрались. Если совещание носит чисто информационный характер, то можно кратно выделить те моменты, которые будут оговорены в ходе самого совещания. Если же совещание проблемное и предполагает решение тех или иных вопросов, то во вступительном слове нужно выделить основные моменты, которые могут требовать дискуссии и продумать правильное и продуктивное ведение этих дискуссий.

Одним из главных признаков правильно организованного совещания является медленный и уверенный тон руководителя, который умело и ненавязчиво способен подавлять любые вспышки чрезмерной эмоциональной активности у присутствующих. Стоит помнить о том, что чрезмерные эмоции значительно снижают продуктивность дискуссии и значительно увеличивают время самого совещания. В то же время не стоит принимать диктаторский тип руководства и сразу же показывать, что тут хозяин. В конце совещания очень важно выделить те результаты, которые были получены в его процессе и дать задания на выполнение соответствующим сотрудникам.

Рубрика: Управление временем. Метки: , , . Добавьте ссылку в закладки.

Комментарии закрыты.